Akademia Spedytora • Aktualizacja: 31 października 2026

Program do spedycji: jak wybrać dobry system dla swojej firmy

Spedycja bez własnej floty potrzebuje innego programu niż przewoźnik. Liczą się zlecenia, przewoźnicy, dokumenty, marża i giełdy, a GPS i koszty pojazdów nie mają znaczenia. Ten poradnik pokazuje, czego wymagać od programu do spedycji, na czym producenci ukrywają koszty i jak w tydzień sprawdzić, czy system pasuje do Twojej pracy.

Kiedy spedycja potrzebuje programu

Program do spedycji zaczyna się opłacać, gdy pojawia się któryś z tych sygnałów:

• więcej niż jedna osoba wystawia zlecenia i trzeba widzieć, kto co zrobił;
• kilkadziesiąt zleceń miesięcznie, a faktury od przewoźników przychodzą bez numeru zlecenia;
• nie wiesz od ręki, ile zarobiłeś w danym miesiącu na marży;
• OCP przewoźników sprawdzasz „na pamięć”;
• od 2026 roku faktury musisz wysyłać i odbierać przez KSeF.

Przy kilku zleceniach miesięcznie wystarczy darmowy generator zleceń albo darmowy plan TMS.

9 funkcji, które naprawdę są potrzebne w spedycji

1. Zlecenie dla przewoźnika w PDF z Twoim logo, warunkami i automatyczną numeracją. Bonus to szablony i kopiowanie zleceń.
2. Zlecenie od klienta i zlecenie do przewoźnika powiązane ze sobą, żeby marża liczyła się sama.
3. Baza przewoźników z OCP, czyli suma ubezpieczenia, data ważności i ostrzeżenie przed wygaśnięciem. Do tego weryfikacja NIP-u na białej liście VAT.
4. Faktura ze zlecenia, także w walucie obcej, z kursem NBP z dnia poprzedzającego.
5. KSeF w obie strony. Wysyłka faktur sprzedaży i pobieranie faktur kosztowych od przewoźników.
6. Kontrola płatności: należności od klientów, zobowiązania wobec przewoźników, terminy.
7. Giełdy ładunków. Publikacja ofert na Trans.eu, TIMOCOM albo Teleroute bez przepisywania danych.
8. Dokumenty w zleceniu: CMR, potwierdzenia, zdjęcia od kierowcy, korespondencja.
9. Eksport danych, gdybyś chciał zmienić system. Zlecenia, kontrahenci i faktury do pliku.

Funkcje, za które spedycja zwykle przepłaca

• Telematyka i GPS własnej floty. Spedycja nie ma pojazdów. Śledzenie przewoźnika zwykle daje giełda albo link od przewoźnika.
• Planowanie tras i optymalizacja. Przydatne przy własnej flocie, w spedycji rzadko.
• Moduły magazynowe. Tylko jeśli faktycznie prowadzisz magazyn.

Jeśli pakiet z tymi funkcjami jest znacznie droższy, a Ty ich nie używasz, wybierz niższy plan albo inny system.

Pułapki cenowe

Producenci liczą cenę na trzy różne sposoby, więc „od 89” i „od 179” nie są porównywalne:

• za użytkownika (np. TransWeb 59 zł, Przewozimy od 119 zł, iCargo 134,90 zł netto miesięcznie za konto): drożeje z każdym spedytorem;
• za liczbę dokumentów (np. TMS+ 179 zł do 50 dokumentów, CargoLink od 12 EUR do 20 dokumentów): opłaca się przy kilku osobach i niewielu zleceniach;
• licencja (np. SPEDTRANS od 2400 zł netto za pierwszego użytkownika): płacisz raz, ale moduły i aktualizacje mogą kosztować osobno.

Ceny z 31.10.2026 według stron producentów. Pełne porównanie: ile kosztuje TMS.

Policz koszt na 12 miesięcy dla swojej liczby osób i zleceń. Sprawdź też, czy giełdy, KSeF i API są w Twoim pakiecie, czy dopiero w najdroższym. Przykład: w fireTMS integracja z Transporeon, API i planner są tylko w pakiecie Enterprise.

Jak przetestować program w tydzień

1. Wybierz 2–3 systemy z różnymi modelami ceny. Punkt startu: ranking systemów TMS 2026.
2. Wprowadź 10 prawdziwych zleceń z ostatniego tygodnia, nie przykładowe. Zmierz, ile trwa jedno zlecenie od zera do PDF.
3. Wystaw fakturę w walucie i sprawdź, czy kurs i przeliczenie się zgadzają.
4. Dodaj fakturę kosztową przewoźnika i zobacz, czy marża na zleceniu jest poprawna.
5. Zadaj pytanie do pomocy technicznej i sprawdź czas odpowiedzi.
6. Sprawdź eksport. Czy dane da się wyciągnąć do pliku?

Gotowy program czy system na zamówienie

Gotowy program (SaaS) wystarcza większości spedycji do kilkunastu osób: działa od pierwszego dnia, a koszt jest przewidywalny. System dedykowany ma sens dopiero przy nietypowych procesach, np. kilku spółkach w grupie, własnych zasadach rozliczeń albo integracjach z systemami klientów. Najpierw przetestuj gotowe rozwiązania, bo da Ci to listę wymagań, nawet jeśli potem wybierzesz system dedykowany.

Najczęstsze pytania

Jaki program do spedycji na start dla jednoosobowej firmy?

Na początek darmowy plan z limitem zleceń albo tani system liczony za dokumenty. Ważniejsze od liczby funkcji jest to, żeby zlecenie, faktura i marża były w jednym miejscu. Porównanie: ranking systemów TMS.

Czy program do spedycji musi mieć KSeF?

W 2026 roku praktycznie tak. Odbiór faktur przez KSeF dotyczy wszystkich od 1 lutego 2026 r., a wystawianie większości firm od 1 kwietnia 2026 r. Bez KSeF w programie faktury trzeba obsługiwać w osobnym narzędziu.

Czy program do spedycji zastąpi giełdę?

Nie. Giełda służy do znajdowania ładunków i przewoźników, a program do prowadzenia zleceń. Dobry program integruje się z giełdą, ale jej nie zastępuje.

Czym różni się program do spedycji od programu dla firmy transportowej?

Program dla przewoźnika ma moduł floty: pojazdy, kierowców, GPS i koszty. W spedycji te funkcje są zbędne. Więcej: program dla firmy transportowej.