Akademia Spedytora • Aktualizacja: 31 października 2026

Darmowy TMS: co dostajesz za darmo i gdzie są limity

„Darmowy TMS” to zwykle jedna z trzech rzeczy: plan darmowy z limitem zleceń, okres próbny albo darmowe narzędzie do jednego dokumentu. Każda z nich ma sens w innej sytuacji. Poniżej opisujemy, co można dostać za 0 zł (stan na 31.10.2026) i od kiedy darmowe rozwiązanie zaczyna kosztować więcej, niż oszczędza.

Trzy rodzaje „darmowego TMS”

1. Plan darmowy z limitem

System działa bez opłat do pewnej liczby zleceń lub dokumentów miesięcznie. Przykład: TransWeb ma konto darmowe z limitem 10 zleceń, 10 faktur i 10 not księgowych miesięcznie, bez limitu pojazdów i kontrahentów. Plan płatny kosztuje 59 zł netto miesięcznie za użytkownika (699 zł rocznie).

Dla kogo: jednoosobowa spedycja albo przewoźnik z jednym autem, który robi kilka zleceń miesięcznie.

2. Okres próbny

Pełna wersja systemu na 14–30 dni, potem płatna albo blokowana. Tak działa większość systemów: fireTMS, iCargo, CargoLink, TMS+, HOGS (po 14 dni), W10 Transport (30 dni). W fireTMS po okresie próbnym konto jest blokowane, darmowego planu nie ma.

Dla kogo: każdy, kto wybiera system. To najlepszy sposób, żeby sprawdzić program na prawdziwych zleceniach.

3. Darmowe narzędzie do jednego zadania

Generator zlecenia transportowego, listu CMR albo kalkulator. Nie zastępuje systemu, ale rozwiązuje najczęstszy problem: wystawienie porządnego dokumentu w kilka minut. Przykład: generator zlecenia transportowego na spedytor.org, z historią, edycją i kopiowaniem dokumentów.

Dla kogo: spedytor albo mała firma, która potrzebuje dokumentu, a nie systemu.

Open source i programy zagraniczne

W wynikach wyszukiwania na „TMS free” pojawiają się darmowe narzędzia zagraniczne i projekty open source. Dla polskiej firmy transportowej mają trzy ograniczenia:

• brak KSeF i polskich faktur, więc faktury trzeba robić gdzie indziej;
• brak polskich dokumentów, wzorów zleceń i obsługi kursów NBP;
• open source wymaga własnego serwera i administratora. Kod jest darmowy, ale utrzymanie już nie.

Kiedy darmowe przestaje się opłacać

Darmowe rozwiązanie zaczyna kosztować, gdy:

• przekraczasz limit i część zleceń prowadzisz poza systemem, więc dane się rozjeżdżają;
• faktury i KSeF robisz w osobnym programie i przepisujesz dane ze zleceń;
• w firmie pracuje druga osoba i nie widzicie wzajemnie swoich zleceń;
• tracisz czas na szukanie dokumentów od przewoźników w mailach.

Prosty rachunek: jeśli przepisywanie i szukanie danych zajmuje Ci 2 godziny tygodniowo, to ok. 8 godzin miesięcznie. To zwykle więcej niż koszt najtańszego płatnego planu.

Jak przejść z darmowego na płatny bez straty danych

1. Przed startem sprawdź, czy darmowy plan pozwala eksportować dane (zlecenia, kontrahenci, faktury).
2. Prowadź stałe nazwy kontrahentów i numerację zleceń, bo ułatwi to import.
3. Przenieś najpierw kontrahentów i przewoźników, potem bieżące zlecenia. Archiwum może zostać w starym narzędziu.

Najczęstsze pytania

Czy jest całkowicie darmowy TMS bez limitów?

W polskich systemach z KSeF, które sprawdziliśmy, nie. Darmowe są plany z limitem albo okresy próbne. Bez limitu darmowe są pojedyncze narzędzia, np. generator zlecenia.

Czy darmowy TMS wystawia faktury w KSeF?

Zależy od systemu. TransWeb deklaruje fakturowanie zgodne z KSeF, a plan darmowy obejmuje 10 faktur miesięcznie. Czy KSeF działa także w planie darmowym, sprawdź przed rejestracją.

Ile zleceń miesięcznie obsłużę za darmo?

W planie darmowym TransWeb 10 zleceń miesięcznie. Pozostałe sprawdzone systemy po okresie próbnym są płatne.

Gdzie porównać płatne systemy?

W rankingu systemów TMS 2026 i w zestawieniu ile kosztuje TMS.