Wzór zlecenia transportowego 2025 — co musi zawierać + generator PDF

Zlecenie transportowe to fundament współpracy między spedytorem a przewoźnikiem. Brak pisemnego zlecenia oznacza w praktyce brak dowodu w sądzie — ustnie ustalona stawka jest nieegzekwowalna. W tym artykule pokazujemy, co musi zawierać wzór zlecenia transportowego, jakie klauzule warto dodać i jak je wygenerować w 2 minuty.

Czym jest zlecenie transportowe?

Zlecenie transportowe to dokument, w którym spedytor (zleceniodawca) zleca przewoźnikowi wykonanie konkretnego przewozu na określonych warunkach. W rozumieniu Kodeksu cywilnego (art. 794 i nast.) jest to umowa spedycji lub przewozu — w zależności od tego, kto występuje jako strona.

Obowiązkowe elementy zlecenia transportowego

Dane stron

• Pełna nazwa, adres siedziby, NIP zleceniodawcy
• Pełna nazwa, adres siedziby, NIP, numer licencji transportowej przewoźnika
• Numer polisy OCP (Odpowiedzialność Cywilna Przewoźnika) z minimalną sumą gwarancyjną

Trasa i ładunek

• Dokładny adres załadunku (z kodem pocztowym i krajem)
• Data i okno czasowe załadunku (np. 14.01.2025, 08:00–14:00)
• Adres rozładunku z datą i godziną
• Parametry ładunku: waga brutto, LDM, CBM, liczba palet
• Wymagania specjalne: ADR, temperatura, awizacja, doładunki

Stawka i warunki płatności

• Stawka netto/brutto, waluta
• Termin płatności (np. 45 dni od daty otrzymania faktury i kompletu dokumentów)
• Warunki dodatkowe: postojowe (najczęściej 50 EUR/24h), kara za niepodstawienie auta, opłata za awizację

Klauzule, których nie może zabraknąć

Klauzula OCP

Wymóg posiadania ważnej polisy OCP z minimalną sumą gwarancyjną odpowiednią do wartości ładunku — najczęściej 200 000 EUR w transporcie międzynarodowym. Bez tej klauzuli odpowiedzialność przewoźnika ogranicza się do limitów konwencji CMR (8,33 SDR/kg).

Klauzula o postojowym

Standardowo: „Postojowe naliczane od 2. godziny wolnej od załadunku/rozładunku w wysokości 50 EUR/24h, max. 200 EUR/dobę". Bez tego zapisu nie wyegzekwujesz zwrotu kosztów stania kierowcy na rampie.

Kara za niepodstawienie auta

Typowo 30-100% wartości frachtu. Chroni przed sytuacją, gdy przewoźnik anuluje na ostatnią chwilę i musisz znaleźć droższe zastępstwo.

Klauzula RODO

Obowiązkowa od 2018 r. — wymiana danych osobowych kierowców i kontaktów wymaga umownej podstawy przetwarzania.

Jurysdykcja sądowa

Wskazanie sądu właściwego (najczęściej sądu siedziby zleceniodawcy) znacznie upraszcza dochodzenie roszczeń.

Zlecenie transportowe a umowa przewozu — różnice

Pojęcia są często mylone, ale prawnie to dwie różne instytucje:

• Zlecenie transportowe — najczęściej spedytor zleca przewoźnikowi przewóz. Spedytor odpowiada wobec klienta, przewoźnik wobec spedytora.
• Umowa przewozu — bezpośrednia umowa między nadawcą a przewoźnikiem, regulowana art. 774 KC i ustawą Prawo przewozowe.

W praktyce branżowej termin „zlecenie transportowe" obejmuje obie sytuacje, ale klauzule odpowiedzialności muszą być dopasowane do faktycznej roli stron.

Najczęstsze błędy w zleceniach transportowych

1. Brak konkretnego okna czasowego załadunku — „rano" nie wystarczy, kierowca może przyjechać o 4:00 i wyjść z roszczeniem o postojowe.
2. Pominięcie waluty — „1 450" zamiast „1 450 EUR" prowadzi do sporu o PLN/EUR.
3. Brak weryfikacji licencji przewoźnika — fałszywe firmy transportowe to plaga 2024-2025. Zawsze sprawdzaj numer w GITD.
4. Niejasny zapis o palecie zwrotnej — kto za nią odpowiada, kiedy wraca, co jeśli się zniszczy.

FAQ — Zlecenie transportowe

Czy zlecenie transportowe musi być na piśmie?

Forma pisemna nie jest formalnie wymagana, ale w razie sporu sądowego ustna umowa praktycznie nie ma szans na egzekucję. Każdy transport powinien być potwierdzony pisemnym zleceniem przed wjazdem na załadunek.

Jaką stawkę OCP wpisać do zlecenia?

Minimalnie 200 000 EUR dla transportu międzynarodowego, 100 000 EUR dla krajowego. Przy ładunkach o wysokiej wartości (elektronika, kosmetyki, alkohol) — minimum 500 000 EUR.

Czy mogę dodać własne klauzule do zlecenia?

Tak — zasada swobody umów (art. 353¹ KC) pozwala dowolnie kształtować treść, byle nie była sprzeczna z prawem ani zasadami współżycia społecznego.

Czy mailowa akceptacja zlecenia ma moc prawną?

Tak — wystarczy potwierdzenie e-mailem („akceptuję zlecenie nr ZT/2025/01/137"), żeby umowa została zawarta. Najlepiej z czytelnymi danymi nadawcy maila.

Wygeneruj zlecenie transportowe online — gotowe w 2 minuty

Zamiast wypełniać szablon Word, w którym łatwo zapomnieć o klauzuli OCP albo karze za postojowe, skorzystaj z naszego darmowego generatora zlecenia transportowego. Narzędzie automatycznie dodaje wszystkie wymagane klauzule, weryfikuje dane przewoźnika z bazy GITD i eksportuje gotowy PDF z numeracją zgodną z Twoją firmą.

Po wygenerowaniu zlecenia warto od razu przygotować list przewozowy CMR — sprawdź jak go poprawnie wypełnić w naszym przewodniku po CMR.