Użyczenie certyfikatu kompetencji zawodowych — ile to naprawdę kosztuje obie strony

„Wynajmę certyfikat, 800 zł miesięcznie” to jedno z najczęstszych ogłoszeń w transportowym internecie i najkrótsza droga do utraty zezwolenia. Ten tekst wyjaśnia, co przepisy rozumieją przez zarządzającego transportem, gdzie przebiega granica między legalną umową a fikcją, co planuje ustawodawca w projekcie UD18 i dlaczego własny certyfikat wychodzi taniej od strony kosztów i ryzyka.

Publikacja: 18 września 2026 • Aktualizacja: 19 września 2026 • Czas czytania: 8 min • Autor: zespół Akademii Spedytora

Czym jest zarządzający transportem w świetle przepisów

Rozporządzenie (WE) nr 1071/2009 wymaga, żeby przedsiębiorca wykonujący zawód przewoźnika drogowego wyznaczył przynajmniej jedną osobę fizyczną, która zarządza jego operacjami transportowymi w sposób rzeczywisty i ciągły oraz ma z firmą rzeczywisty związek.

Dwa słowa niosą tu cały ciężar: „rzeczywisty” i „ciągły”. Zarządzający ma faktycznie odpowiadać za utrzymanie pojazdów, dokumentację przewozową, nadzór nad kierowcami i przestrzeganie przepisów o czasie pracy. Nie za to, że jego numer widnieje we wniosku.

Są dwie dopuszczalne konstrukcje:

1. Z wnętrza firmy (art. 4 ust. 1) — właściciel, wspólnik, członek zarządu, dyrektor albo pracownik.
2. Osoba zewnętrzna na umowie (art. 4 ust. 2) — wyznaczona umową, która precyzyjnie opisuje jej zadania. Tu obowiązują limity: maksymalnie cztery przedsiębiorstwa i łączna flota do 50 pojazdów.

Nazywanie tego „użyczeniem certyfikatu” jest mylące i to właśnie ta pomyłka kończy się kontrolą. Płaci się za pełnienie stanowiska z realnym zakresem obowiązków, a nie za wynajem dokumentu.

Jak wygląda kontrola tej fikcji

Numer certyfikatu jest jawny w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego. Wpisując go w KREPTD, każdy — łącznie z inspekcją — sprawdza, w ilu firmach dana osoba figuruje jako zarządzający. Przekroczony limit to prosty, mechaniczny sygnał.

Drugi filar kontroli to dobra reputacja. Poważne naruszenia przepisów obciążają nie tylko przewoźnika, ale i zarządzającego transportem, a utrata dobrej reputacji przez zarządzającego oznacza, że przestaje on spełniać warunek z rozporządzenia. Wtedy przewoźnik zostaje bez osoby uprawnionej i musi ją zastąpić — z terminem na uzupełnienie braku, pod rygorem cofnięcia zezwolenia.

GITD w 2026 roku wprost zapowiada przyglądanie się temu zjawisku.

Co się zmienia w projekcie nowelizacji (UD18)

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji jest kolejna wersja projektu ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz niektórych innych ustaw, datowana na 27 lutego 2026 r. To wciąż projekt — może się zmienić i nie ma jeszcze daty wejścia w życie. Kierunek jest jednak jednoznaczny:

• ograniczenie liczby firm, w których jedna osoba może pełnić funkcję zarządzającego transportem — w wersji projektu mowa o maksymalnie trzech przewoźnikach przy wyznaczeniu z wnętrza firmy, czyli zamknięcie luki, która dotąd nie miała limitu przy umowie o pracę;
• wymóg zdolności finansowej na poziomie równowartości 50 tys. euro dla pośredników przy przewozie rzeczy;
• zakaz przekazywania zleceń przewozowych podmiotom spoza UE i EOG bez odpowiednich zezwoleń;
• skrócenie ustawowego terminu zapłaty za przewóz rzeczy.

Jeśli projekt wejdzie w tym kształcie, model „jeden certyfikat, dziesięć firm” przestaje istnieć nie dlatego, że ktoś go wykryje, tylko dlatego, że nie da się go zarejestrować.

Rachunek dla przewoźnika

Stawki za pełnienie funkcji zarządzającego mieszczą się zwykle w przedziale 500–1500 zł miesięcznie. Przy dolnej granicy to 6000 zł rocznie, przy górnej 18 000 zł — w nieskończoność, bo koszt nigdy się nie kończy.

Własny certyfikat to 800 zł opłat w ITS plus przygotowanie, raz, bezterminowo. Przy stawce 500 zł miesięcznie zwraca się w drugim albo trzecim miesiącu. Do tego dochodzi rzecz, której nie widać w tabelce: przy własnym certyfikacie Twoje zezwolenie nie zależy od czyjejś dobrej reputacji ani od tego, czy ta osoba nie podpisała się właśnie w piątej firmie.

Rachunek dla posiadacza certyfikatu

Tu też warto policzyć ryzyko, a nie tylko przychód. Zarządzający transportem ponosi odpowiedzialność administracyjną za naruszenia w firmach, w których figuruje. Jeśli w którejś z nich kierowcy jeżdżą na przekroczeniach, a dokumentacja jest prowadzona byle jak, konsekwencje dotykają także jego — a utrata dobrej reputacji unieważnia wartość certyfikatu we wszystkich pozostałych umowach naraz.

Uczciwa wersja tego modelu istnieje i jest zupełnie legalna: realne stanowisko zarządzającego transportem, w maksymalnie dopuszczalnej liczbie firm, z umową opisującą obowiązki, z rzeczywistym dostępem do dokumentacji i wpływem na decyzje. Wtedy wynagrodzenie jest za pracę, a nie za podpis.

Podsumowanie — co z tego wynika w praktyce

• Przepis nie zna „użyczenia certyfikatu”. Zna zarządzającego transportem, który rzeczywiście i w sposób ciągły kieruje operacjami firmy.
• Zewnętrzny zarządzający: maksymalnie 4 firmy i 50 pojazdów łącznie. Wpis jest jawny w KREPTD.
• Projekt UD18 z lutego 2026 zmierza do zamknięcia luki przy umowie o pracę — to wciąż projekt, ale kierunek jest przesądzony.
• Dla przewoźnika 500–1500 zł miesięcznie bez końca kontra 800 zł raz: własny certyfikat zwraca się w kilka miesięcy.
• Dla posiadacza certyfikatu fikcyjny nadzór to realna odpowiedzialność administracyjna i ryzyko utraty dobrej reputacji.

Źródła i przydatne linki

• Rozporządzenie (WE) nr 1071/2009, art. 4 — zarządzający transportem
• KREPTD — wyszukiwarka przedsiębiorców i certyfikatów
• Projekt ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym (UD18), Rządowe Centrum Legislacji