Procedura weryfikacji kontrahenta

Dzisiejszy temat, jest częścią większego cyklu dotyczącego weryfikacji nowych kontrahentów. W dzisiejszym artykule piszemy o krokach, które są wręcz niezbędne podczas pierwszego kontaktu z nową firmą. Zaczynajmy!

CEIDG

Jeżeli Twój kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, to pierwszym krokiem do sprawdzenia jego wiarygodności będzie wyszukanie go w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej czyli nasze CEIDG. W rejestrze CEIDG znajdziesz:

dane podstawowe: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON
data rozpoczęcia działalności, ewentualnie data jej zawieszenia i wznowienia
status (przedsiębiorca aktywny, zawieszony)
adres
rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej
dane kontaktowe (numer telefonu i email), jeśli nie zostały zastrzeżone
dane pełnomocników firmy
informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego, czy postępowania restrukturyzacyjnego

Na jakie dane warto w szczególności zwrócić uwagę:

jak długo Twój kontrahent działa na rynku (wiadomo, że nie jest to wyznacznikiem aktualnej sytuacji finansowej, ale na pewno zwiększa wiarygodność),
jaki jest profil jego działalności. Warto sprawdzić co wpisane ma jako „Przeważająca działalność gospodarcza (kod PKD)”,
sprawdzić, czy nie ma informacji o postępowaniu naprawczym lub co gorsza, o upadłości.

Wyszukiwarka CEIDG Uwaga! Dane spółek cywilnych można sprawdzić również w Rejestrze Gospodarki Narodowej - REGON. W REGON możesz znaleźć między innymi dane spółek cywilnych, których nie znajdziesz w CEIDG (są tam tylko dane wspólników). Wyszukiwarka REGON

KRS

Natomiast jeżeli Twoim kontrahentem jest spółka prawa handlowego, to danych o niej możesz szukać w Krajowym Rejestrze Sądowym. W rejestrze KRS znajdziesz:

dane podstawowe: nazwę firmy, NIP, REGON,
datę wpisy i wykreślenia,
adres
formę działalności
dane kontaktowe, jeśli nie zostały zastrzeżone

Na jakie dane warto w szczególności zwrócić uwagę:

w przypadku spółek kapitałowych – wysokość kapitału zakładowego/ akcyjnego, żeby znać maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania,
informację o otwarciu likwidacji, która wskazuje to na złożenie wniosku o likwidację podmiotu, a w konsekwencji wykreślenie z KRS i zaprzestanie działalności
informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych (co do zasady raz w roku kalendarzowym spółka ma obowiązek składać takie sprawozdanie) – brak spełnienia tego obowiązku może wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki – może to być firmant albo znikający podatnik.
sposób reprezentacji – zarówno prokurenta i jego uprawnienia, jaki i wspólników w spółkach osobowych/ członków zarządu w spółkach kapitałowych, żeby wiedzieć, kto może skutecznie podpisać umowę
szczególnie ważne z punku widzenia weryfikacji kontrahenta jest dział 4 i następne. Znajdują się tam informacje o ewentualnym ustanowieniu kuratora dla spółki, otwarciu postępowania likwidacyjnego, informacje o przekształceniach, podziale, połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego.

Wyszukiwarka KRS Sprawozdanie finansowe kontrahenta sprawdzisz bezpłatnie w Przeglądarce dokumentów finansowych, podając jego numer KRS. WSKAZÓWKA! Zawsze gdy sprawdzasz nowego kontrahenta, zapisz sobie jego aktualny wpis i załącz do jego profilu w swoim systemie TMS. Niech stanie się to nawykiem u każdego Twojego pracownika, jako pierwszy krok do weryfikowania nowego kontrahenta

Informacje o kontrahencie z urzędu skarbowego

Bezpośrednio w urzędzie skarbowym sprawdzisz, czy twój kontrahent prawidłowo rozlicza podatki. Ograniczysz dzięki temu ryzyko odpowiedzialności solidarnej za jego zobowiązania podatkowe. Na twój wniosek urząd wyda zaświadczenie, czy twój kontrahent:

składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia był obowiązany
zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności, do których wykazania był obowiązany
zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innych dokumentów.

Z wnioskiem do urzędu skarbowego o uzyskanie tych informacji może wystąpić każdy kontrahent podatnika. Ale uwaga! Musisz być stroną transakcji. Nie możesz wnioskować o dostęp do informacji na temat przyszłego czy potencjalnego kontrahenta. Za wydanie zaświadczenia zapłacisz 21 zł. Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej, to TUTAJ znajdziesz instrukcję jak złożyć taki wniosek krok po kroku

Dane teleadresowe

Kolejnym krokiem podczas weryfikowania każdego nowego kontrahenta powinno być sprawdzenie jego danych teleadresowych.

Sprawdź adres firmowy, jakim się posługuje. Porównaj adresy na różnych stronach, sprawdź, czy nie ma żadnych różnic.
Telefon kontaktowy. Podobnie jak w poprzednim punkcie. Sprawdź, czy numer kontaktowy podany przez Twojego kontrahenta pokrywa się z tym podanym w katalogach firm i innych miejscach w internecie. Jeżeli jest inny, pamiętaj, że możesz zadzwonić i szybko to zweryfikować.
Wiele można również wywnioskować ze strony internetowej. Sprawdź, czy zawiera aktualne informacje, może na stronie znajdują się inni pracownicy, a także dodatkowe numery telefoniczne, które możesz sprawdzić.

Sprawdź opinie

Wiesz już, że taka firma naprawdę istnieje, jest aktywna i widoczna w internecie. Kolejnym krokiem będzie weryfikacja i oszacowanie ryzyka.

Opinie google. Wiele firm ma utworzonych tzw. wizytówkę google. Czyli po wpisaniu pełnej nazwy danej firmy po prawej stronie w przeglądarce wyświetla się jej adres, numer telefonu oraz zdjęcia. To, co najważniejsze dla nas, to opinie. Zawsze warto je przejrzeć i sprawdzić, czy nie ma tam negatywnych opinii odnośnie płatności, załadunków czy rozładunków.
Kolejnym krokiem może być wyszukanie profilu danej firmy na social mediach (facebook, instagram, linkedin) i sprawdzenie komentarzy pod postami czy zdjęciami. Kiedy firma przestaje płacić, wiele osób próbuje ostrzec innych i zaczyna dodawać negatywne komentarze gdzie tylko może. To szansa dla Ciebie, żeby dowiedzieć się o tym przed podjęciem współpracy.
Na facebooku utworzonych jest mnóstwo na którychtransportowych, na których ludzie dzielą się opiniami dotyczącymi płatności czy innych problemów z daną firmą. Odnajdź kilka takich grup i przeszukaj je wpisując nazwę Twojej nowej firmy, aby sprawdzić czy ktoś nie miał już z nią problemów.

Referencje

Ta praktyka może być stosowana zarówno w przypadku nowych klientów jak i przewoźników. Ustal zasadę w swojej firmie, że zanim podejmiesz współpracę z nowym kontrahentem, musi przesłać Ci referencje firm, z którymi współpracuje. Szczególnie ważne jest to w przypadku przewoźników, w momencie gdy nie jesteś przekonany do jego wiarygodności. Jeżeli zobaczysz, że po prośbie o referencje przewoźnik zaczyna coś kręcić, to jest to moment, w którym powinna zapalić Ci się lampka ostrzegawcza. Lepiej odpuścić transport i nawet stracić okazję na zrobienie marży rzędu 100, 200, czy nawet 500 € niż narazić firmę na ryzyko, które może przynieść stratę w wysokości o wiele wyższej niż ta marża.

Jak powinny wyglądać takie referencje?

Wystarczy, że będzie to nazwa firmy, osoba kontaktowa i numer telefonu do tej osoby. Oczywiście warto również sprawdzić firmy, na które podaje się nasz nowy kontrahent, żeby nie okazało się, że są to jakieś podstawione osoby.

Sprawdź zadłużenie

Punkt ten znajduje się na końcu, ale jest on w zasadzie jednym z najważniejszych, dlatego postanowiliśmy poruszyć go w oddzielnym artykule. Jeżeli nie chcesz go przegapić, to zapisz się do newslettera poniżej.