Biała lista – co to i po co? 

1 września 2019 r. zaczął działać wykaz informacji o podatnikach VAT (biała lista), który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować  swoich kontrahentów. Co możemy sprawdzić z pomocą tego wykazu? Kluczowe z punktu widzenia weryfikacji są dwa zagadnienia. Po pierwsze czy dany kontrahent jest w ogóle czynnym podatnikiem VAT. Po drugie możemy potwierdzić numer rachunku bankowego, który został podany przez kontrahenta. Dodatkowo można tam sprawdzić wszelkie zmiany oraz ich powód. Czyli jeżeli kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono lub przywrócono go do rejestru, to w wykazie możemy sprawdzić powód tych decyzji.

Jak wyszukać kontrahenta? 

Kontrahenta wyszukać możesz za pomocą nazwy, numeru rachunku bankowego lub numeru NIP/REGON. W przypadku nazwy wystarczy, że podasz fragment nazwy, a system pokaże wszystkie pasujące wyniki. Jeżeli Twoim kontrahentem jest JDG, to zamiast nazwy podaj imię i nazwisko przedsiębiorcy. Dodatkową opcją jest podanie dnia, dla którego chcemy dokonać wyszukania. Oznacza to, że możemy również sprawdzać, czy w dniu XYZ nasz kontrahent był już czynnym podatnikiem VAT.

Wyszukiwarka

W wykazie znajdziesz:

• • nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
  • numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
  • status podmiotu:
    • w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
    • zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
  • numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
  • imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą

Numer rachunku bankowego kontrahenta

Dla przedsiębiorców bardzo ważną informacją, którą znajdą w wykazie są numery firmowych rachunków bankowych. Są to tzw. rachunki rozliczeniowe.

Te numery są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Z kolei jeśli odmówiono ci rejestracji jako podatnika VAT lub zostałeś wykreślony, to twoje dane zostaną uwidocznione w wykazie, ale nie obejmą informacji o rachunku rozliczeniowym.

W wykazie nie znajdziesz danych firm (w tym numerów rachunków), które nie są podatnikami VAT, nawet jeżeli korzystają z konta firmowego – tych podmiotów biała lista nie obejmuje. Podsumowując, jeżeli Twój kontrahent prowadzi działalność, ale nie jest czynnym podatnikiem VAT, jego numeru nie znajdziesz w tym wykazie.

Rachunki, które widzisz na białej liście zostały pobrane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR. (STIR to system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, który umożliwia szefowi KAS analizę i przekazywanie informacji w celu zapobiegania wyłudzeniom skarbowym). Rachunek powinien zostać zgłoszony do STIR przez bank, który go prowadzi. 

Są to te same numery rachunków firmowych, które każdy przedsiębiorca musi podać w urzędzie skarbowym w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (np. po założeniu konta firmowego w banku).

Może być tak, że numer Twojego kontrahenta nie będzie widoczny w systemie, ponieważ zmienił numer rachunku bankowego i nie podał tej informacji do swojego urzędu skarbowego. Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2),  przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – przez CEIDG.   

Pamiętaj, że w wykazie nie są publikowane prywatne rachunki bankowe – tzw. ROR, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują w swoich firmach. Nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli używasz takiego rachunku, twój kontrahent nie odnajdzie go w wykazie.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek, niż podany w wykazie:

• nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
• będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Dane podatników są aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

O tym musisz pamiętać! 

1. Sprawdź swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT prowadzonej przez szefa KAS. W szczególności dotyczy to firm, z którymi wcześniej nie współpracowałeś. W ten sposób dowiesz się, czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
2. W dniu planowanej zapłaty za transport sprawdź, czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.
3. Jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków Twojej firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów, którzy będą płacić ci za towary lub usługi po 31 grudnia 2019 r.  

Sprawdź kontrahenta na białej liście

Wykaz podatników VAT UE

Jeśli twój kontrahent ma siedzibę w innym kraju UE, sprawdź jego dane w systemie informatycznym VIES (VAT Information Exchange System), czyli wyszukiwarce prowadzonej przez Komisję Europejską. Zweryfikujesz w niej, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. To konieczne, by zastosować do tych transakcji stawkę 0% VAT.

W wyszukiwarce podaj państwo członkowskie Unii Europejskiej, z którego pochodzi przedsiębiorca oraz jego numer VAT UE (odpowiednik NIP).

Jeżeli klient twierdzi, że zarejestrował się do celów podatku VAT, ale nie potwierdza tego weryfikacja online za pomocą VIES, możesz zażądać weryfikacji w urzędzie skarbowym jego kraju.

Sprawdź rejestr VIES

źródło: biznes.gov.pl