Z poprzednich artykułów dotyczących windykacji wiesz już czym jest windykacja i jakie rodzaje możemy wyróżnić. Jeżeli nie widziałeś poprzednich wpisów to znajdziesz je tutaj:

Proces windykacji należności w branży TSL

Windykacja polubowna w transporcie

Dzisiaj przedstawimy jak może wyglądać przykładowa procedura windykacyjna.

Po co spisać procedury windykacyjne

Procedura windykacyjna najprościej mówiąc jest dokumentem wewnętrznym, w którym są określone zasady prowadzenia windykacji należności. Celem takiej procedury jest uporządkowanie i ujednolicenie czynności windykacyjnych, dzięki czemu można profesjonalnie obsłużyć nierzetelnych klientów. Uporządkowanie czynności windykacyjnych może się również przyczynić do przyspieszenia windykacji należności.

Przykładowa procedura windykacyjna

Czynności przedwindykacyjne

1. Czynności przedwindykacyjne podjęte zostają, dla płatności co najmniej 5 dni po terminie od wymagalności.
2. Każdego tygodnia w wyznaczony dzień, osoba z działu księgowości przekazuje poszczególnym kierownikom/pracownikom, odpowiedzialnym za sprzedaż, raport na temat zaległości płatniczych poszczególnych klientów.
3. Kierownik/pracownik ma 14 dni na wyjaśnienie zaległości płatniczych z klientami.
4. Pracownik wszelkie ustalenia z dłużnikiem i notatki z rozmów przekazuje kierownikowi w postaci Raportu.
5. Po otrzymaniu raportu kierownik decyduje czy sprawę należy przekazać do Działu Windykacji.
   * W szczególnych przypadkach kierownik może podjąć decyzje o przedłużeniu rozmów z dłużnikiem, ale nie dłużej niż do 30 dnia po terminie. W przypadku przekroczenia terminu 30 dni sprawa zostaje przekazana do Działu Windykacji
6. Klientom, których sprawy zostały przekazane do działu windykacji wstrzymywane jest kredytowanie i dostarczanie usług. Do momentu wyjaśnienia sprawy lub opłacenia należności.

Czynności windykacyjne na etapie postępowania polubownego

1. Po upływie 30 dni od terminu zapłaty sprawa zostaje przekazana do Działu Windykacji.
2. Pracownicy Działu Windykacji podejmują następujące działania:
   a) w ciągu 7 dni od daty przekazania sprawy kontaktuje się telefonicznie z dłużnikiem w celu zdyscyplinowania go do płatności oraz przekazaniu informacji o konsekwencjach nieuregulowania należności;
   b) po 10 dniach od kontaktu telefonicznego, w przypadku braku wpłaty, ponawia telefon lub udaje się osobiście do klienta w celu rozmowy na temat spłaty zadłużenia ewentualnie podpisania ugody w celu rozłożenia długu na raty;
   c) w przypadku nieuregulowania przeterminowanych należności po 30 dniach  od dnia przekazania sprawy do Działy Windykacji wysyła do dłużnika list polecony z wezwanie do zapłaty wraz z informacją o przekazaniu należności do biura informacji gospodarczej;
   d) po 30 dniach od wysłania listu z wezwaniem wpisuje dłużnika do rejestru dłużników;
   e) po kolejnych 7 dniach kontaktuje się telefonicznie z dłużnikiem w celu zdyscyplinowania go do płatności i poinformowania o dalszych konsekwencjach;
   f) po 30 dniach od daty wpisu do rejestru i dalszego braku wpłaty sprawa zostaje przekazana do kancelarii prawnej.

Czynności windykacyjne na etapie postępowania sądowego

1. Niespłacone należności, których nie udało się odzyskać na etapie postępowania polubownego, przekazywane są do kancelarii.
2. Kancelaria prawna nadzoruje cały etap postępowania sądowego do momentu wyegzekwowania należności przez kancelarię komorniczą lub do momentu uzyskania postanowienia o bezskutecznej egzekucji.